Новости

ДМС решение во органи на државната управа во Република Македонија


Владата на Република Македонија во 2012 година започна опсежен и комплексен проект, чија крајна цел беше подобрување на оперативната ефикасност во органите на државната управа и подигање на квалитетот на услугите кои министерствата ги нудат на граѓаните и приватниот сектор преку автоматизација на работата на истите.

Овој проект е од посебно значење поради тоа што претставува важен чекор во воведувањето на поефикасна и услужно ориентирана државна администрација. Конкретно, воведена е електронска архива во органите на државната управа, како и електронска размена на документи преку предефинирани процеси, односно тоа значи дека секој документ се скенира, а одговорните лица во секој момент може да го следат текот на документите.

Основата за овие значајни промени е системот за управување со документи (ДМС систем), кој е имплементиран во органите на државната управа. Системот го користат 2500 вработени во 16 органи на државната управа, министерства и секретаријати.

Овој проект го водеше Министерството за информатичко општество и администрација на Република Македонија, како носител на проектот, а истиот го реализираше КИНГ ИЦТ Македонија, со поддршка на КИНГ ИЦТ Хрватска и фирмата Активис (во мнозинска сопственост на КИНГ ИЦТ Хрватска).

Со реализираното на проектот во целост се задоволени целите на корисникот, а бенефитите станаа мерливи во многу краток период. Меѓу најважните бенефити се вбројуваат:

- унифициран начин на работа на архивите во органите на државната управа, во согласност со Законот за архивско работење и Уредбата за канцелариско и архивско работење
- стандардизација на процесите и процедурите во рамки на органите на државната управа, во согласност со интерните ИСО процедури
- олеснето пребарување и пристап до документите
- можност за известување за статусот на документот во секој момент и во секоја фаза од постапувањето по предметот
- мерење на ефикасноста на вработените и откривање на евентуалната потреба за алокација на ресурсите за да се постигне поголема ефикасност во целина
- намалување на оперативните трошоци и трошоците за потрошен материјал

Технички карактеристики на проектот

Во рамки на проектот реализиран е развој, имплементација, софтверско одржување и поддршка на системот за управување со документи.
Имплементираното решение е EMC Documentum, поставено на EMC Documentum xCelerated Composition platformi (xCP). Се работи за унифициран систем, кој е предвиден да се користи во повеќе институции. Со работата и администрацијата на системот за управување со документи, како и содржините и работните процеси може да се управува од било која локација, со помош на веб базираниот пристап до централниот систем.

Имплементирани се следниве модули, функционалности и процеси во ДМС системот:

- Уникатни Documentum процеси и уникатни Captiva процеси, посебно прилагодени согласно начинот на работа и организациската структура во секоја институција одделно.
- Општ -  генерички процес за движење на документите во институцијата
- Модул за архивско работење во согласност со уредбата за канцелариско и архивско работење
- Модул за уписник за предлози и претставки
- Модул за уписник за управна постапка од прв степен
- Модул за уписник за управна постапка од втор степен
- Извештаи за статусот на процесите
- Извештаи за процеси, прилагодени согласно потребите на секоја институција одделно
- Статистички извештаи
- Модул за интеграција на ДМС со надворешни апликации

Траење и вредност на проектот

Системот e во продукција од 2012 година и во текот на наредните 4 години континуирано се зголемуваше бројот на процеси и вклучени органи на државна управа. На овој начин КИНГ ИЦТ го финализира 4-годишниот циклус на развој, одржување и управување со ДМС системот.


Игор Катушевски, директор, КИНГ ИЦТ Македонија:
„Проектот за имплементација на системот за управување со документи и процеси (Document Management System) во органите на државната управа во Р.М., по својот обем и комплексност претставува голем успех и важна референца како за КИНГ ИЦТ Македонија, така и за останатите КИНГ ИЦТ компании. Беше вистински предизвик да се работи на проект кој има за цел подобрување на оперативната ефикасност на органите на државната управа и подигање на квалитетот на административните услуги на јавната администрација, но со знаењето и способноста на високо компетентните вработени целта на проектот е остварена, а најголема награда за вложениот труд е задоволството и потврдата на клиентот за спроведената успешна соработка во остварување на дефинираните цели на овој проект“